Faut-il mettre le message sanitaire dans un mail à un caviste ?

L'article L3323-4 du code de la santé publique prévoit une exception pour les circulaires commerciales destinées aux professionnels et les envois nominatifs. Le contenu reste limité aux informations autorisées.

Peut-on confier la négociation des prix à l'assistant ?

Non. L'assistant met en forme votre grille et vos conditions ; les prix, remises et conditions de paiement sont décidés par vous avant d'écrire.

Répondre à un importateur ou à un caviste : prompts

Un importateur vous écrit après un salon, un caviste demande vos tarifs professionnels, un agent commercial veut des échantillons pour un client. La réponse doit partir vite, être précise et donner envie de poursuivre. Les prompts ci-dessous préparent ce message à partir de votre grille et de vos documents. Ils ne fixent aucun prix à votre place et signalent tout ce qui reste à décider.

Avant de répondre : ce que vous devez avoir décidé

À décider	Pourquoi l'assistant ne peut pas le faire
Cuvées disponibles et volumes	Il ne connaît pas votre stock
Prix professionnels, conditions (départ domaine, franco)	Une erreur de prix envoyée par écrit vous engage commercialement
Échantillons : combien, à quelles conditions	Envoi gratuit ou facturé, frais de transport
Exclusivité éventuelle sur un pays ou une ville	Décision commerciale
Documents prêts : fiches techniques, analyses, photos	Il ne peut joindre que ce que vous avez

Le prompt de réponse à un importateur

Tu es l'assistant commercial d'un domaine viticole français. Rédige une réponse à cet importateur.

Son message : [coller le message, en retirant son téléphone et son adresse personnelle]
Ce que je propose : cuvées [liste], volumes disponibles [x], prix [départ domaine / autre] [grille], minimum de commande [x], échantillons [x bouteilles, conditions], délai de préparation [x].
Documents que je joins : [fiches techniques, analyses, photos].

Consignes :
- Réponds dans la langue de son message, avec une version française en dessous pour moi.
- Structure : remerciement en une phrase / ce que je propose / conditions / documents joints / question pour qualifier sa demande (marché visé, type de clientèle, volumes annuels envisagés) / prochaine étape.
- 200 mots au plus, ton professionnel et direct.
- N'invente aucun prix, délai ou engagement ; écris [À DÉCIDER] si une information manque.
- Liste à la fin les points de son message auxquels ma réponse ne répond pas.

À vérifier : la version étrangère contre la version française, chiffre par chiffre. Les assistants convertissent parfois spontanément des prix ou des contenances (« 75 cl » devenu « 25 oz ») : demandez de garder les unités d'origine.

L'étiquette du pays d'arrivée

Un importateur sérieux pose vite la question de l'étiquette. Le guide de la DGCCRF sur la liste des ingrédients rappelle que les mentions obligatoires doivent être compréhensibles par le consommateur, ce qui suppose une traduction dans la langue du pays de consommation le cas échéant. En France, l'article L3322-2 du code de la santé publique impose sur l'étiquette le nom et l'adresse du fabricant ou de l'importateur. Les règles du pays de destination, elles, se vérifient avec l'importateur, qui les connaît : c'est une question à lui poser, pas à l'assistant.

Prépare la liste des questions à poser à cet importateur sur l'étiquetage et les documents pour son pays : [pays].
Thèmes : langue des mentions, contre-étiquette d'importateur, page d'ingrédients et de nutrition par QR code, documents d'accompagnement, certificats demandés.
Formule des questions fermées, une par ligne, en [langue], avec la traduction française.
Ne donne pas de réponse aux questions : je n'ai pas de règle fiable pour ce pays.

Le prompt pour un caviste

Le caviste veut savoir comment vendre votre vin au comptoir. Moins de technique, plus d'arguments de conseil.

Un caviste de [ville] me demande mes tarifs professionnels après avoir goûté [cuvée] chez un confrère. Rédige ma réponse.
Éléments : cuvées proposées [liste], prix professionnels [grille], minimum [x cartons], livraison [conditions], une phrase sur ce qui distingue chaque cuvée pour un client de cave : [vos mots].
Consignes : 150 mots, vouvoiement, propose une date de passage ou l'envoi d'échantillons. Reste sur l'origine, l'élaboration et le style des vins, sans formule d'ambiance.

À vérifier : l'assistant ajoute volontiers un « prix de vente conseillé ». Si vous n'en avez pas fixé, retirez-le.

Relancer sans insister

Il y a [x] semaines, j'ai envoyé tarifs et échantillons à [importateur / caviste], sans réponse. Rédige une relance de 80 mots au plus, en [langue] : rappel de l'envoi avec la date, une information nouvelle et vraie que je te donne ([nouveau millésime, médaille, disponibilité limitée]), une question simple à laquelle on répond par oui ou non. Aucune pression, aucune fausse urgence.

Ce que vous collez dans l'assistant

Les messages d'acheteurs contiennent des noms, des numéros directs, parfois des conditions négociées avec d'autres domaines. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative que ce que vous êtes autorisé à partager et de désactiver, quand le service le permet, la réutilisation de vos données par le fournisseur. Gardez dans le prompt le contenu de la demande, pas l'annuaire de l'acheteur.

Pour la suite, vos fiches techniques en anglais et vos relances de salon se préparent sur ce même site.